Nieuwe technologische ontwikkelingen volgen elkaar op de voet. Dit was ook duidelijk zichtbaar tijdens de TelecomTime. Het event trok dit jaar vierduizend bezoekers, een groot succes dus. Net als vorig jaar spitste het event zich toe op twee verschillende onderwerpen: Telefonie en de Social Enterprise Society (SES).

Gerard Bergsma, commercieel directeur bij Infopact, deelt in dit artikel zijn ervaring met de beurs. Microsoft was als leverancier aanwezig en toonde Skype voor Business, de nieuwe naam voor Lync. Hiermee laat het bedrijf zien dat zij meer aansluiting zoekt bij de eindgebruiker. Skype is immers een vertrouwde naam voor veel ondernemers. Wat me verder opviel was dat het MKB steeds positiever staat tegenover de cloud. MKB’ers maken zich niet langer druk om waar de data zich bevind, zolang die maar veilig is. Veel leveranciers presenteerden dan ook een cloudoplossing tijdens het event.

Kansen

Toch viel het mij op dat nog niet alle mogelijkheden optimaal werden gepresenteerd. Zo heeft Microsoft met Skype voor Business duidelijke stappen gemaakt om de behoefte van de eindgebruiker te vervullen. Maar de Lync meeting room, die het bedrijf had opgezet bij de TelecomTime was meer gericht op de bovenkant van het MKB. Zij toonden een complete touchscreen-omgeving met de mogelijkheid tot videoconferencing en screen takeovers om online samenwerking te bevorderen.

Een technisch hoogstandje, maar niet echt geschikt voor een hele grote doelgroep. Ten opzichte van vorig jaar is er voor het MKB dus niet heel veel veranderd op het event, dit biedt tegelijkertijd ook nieuwe mogelijkheden om het volgend jaar anders aan te pakken.

Product-marktcombinatie is key

Hier liggen dus de kansen voor leveranciers. Met juiste product-marktcombinaties en een concrete positionering valt er ontzettend veel winst te behalen. Immers is de MKB-markt in Nederland ontzettend groot, 99 procent van alle Nederlandse bedrijven valt binnen dit segment. Dus waarom niet met beide handen aangrijpen?

Probeer vragen te stellen als: Wat zoekt de klant nou eigenlijk? Hoe rank ik de verschillende oplossingen in de markt? Hoe maak ik de eindklant duidelijk wat de mogelijkheden van mijn dienst zijn? Kortom, pak die kans! Neem de wensen van de klant in acht en spreek de taal van de eindgebruiker.

Voor MKB’ers is het essentieel om goed bereikbaar te zijn en slim en effectief te werken. Uit recent onderzoek van MKB Nederland blijkt zelfs dat het merendeel van de ondernemers in het MKB 24/7 bereikbaar wil zijn. Slechts een klein deel geeft aan niet buiten kantoortijden gestoord te willen worden. Infopact, leverancier van IP-communicatieoplossingen voor de zakelijke markt, lanceert daarom Telefonie in de Cloud voor het MKB. Deze dienst biedt uitgebreide telefoniefunctionaliteiten, waarmee ondernemers overal uitstekend bereikbaar zijn.

Met Telefonie in de Cloud beschikken ondernemers in het MKB over een zeer complete IP-telefooncentrale. Functionaliteiten zoals nummerherkenning en -routering, keuzemenu’s, wachtrijen, doorschakelingen en gespreksopnamen zijn direct toegankelijk. Verder is samenwerken met collega’s mogelijk door gebruik te maken van tools als realtime-beschikbaarheid, chat en SMS. De dienst biedt ondernemers de mogelijkheid om onbeperkt te telefoneren voor een vast bedrag per werkplek, waardoor zij niet voor onverwachte telefoonkosten komen te staan. Ook neemt Telefonie in de Cloud het onderhoud uit handen, zodat het MKB volledig ontzorgd wordt en altijd over de nieuwste software beschikt.

Gerard Bergsma, commercieel directeur Infopact: “Met deze dienst kan het MKB professionele communicatie met de buitenwereld waarborgen en daarnaast efficiënter én effectiever werken. De dienst helpt ondernemers met het optimaal en functioneel inrichten van hun bereikbaarheid. Wij spelen hiermee in op de groeiende behoefte aan plaats-, tijd- en apparatuuronafhankelijk werken. Telefonie in de Cloud biedt MKB’ers de kans om flexibeler te werken en kosten beter te beheersen. Investeringen in hardware, beheer en onderhoud zijn niet langer nodig en de dienst is volledig schaalbaar. Bovendien zijn alle functionaliteiten maandelijks opzegbaar. Infopact zet hiermee de volgende stap in zakelijke communicatie.”

Vaktitels WINMAG Pro en Baaz hebben Lync in de Cloud powered by Infopact bekroond met het 100% MKB Proof keurmerk. Lync in de Cloud voldoet hiermee aan de criteria van een betaalbare, functionele en beheersbare MKB-oplossing. De jury licht toe: “Lync in de Cloud biedt de volwaardige Lync-functionaliteit, maar bespaart je de rompslomp van het beheer. De gebruiker downloadt simpelweg een Lync-client op zijn of haar PC, tablet of smartphone, logt in en is ‘good to go’. Bovendien zijn de kosten voorspelbaar vanwege een vastgesteld bedrag per maand. Wel de lusten, maar niet de lasten van een echte Lync-server dus!”

Doeltreffend samenwerken

Lync in de Cloud, inmiddels Skype for Business, maakt samenwerken op afstand eenvoudiger dan ooit. Voor een vast bedrag per werkplek kunnen ondernemers de beschikbaarheid van collega’s, partners en klanten real-time inzien. Daarnaast kunnen zij veilig chatten, documenten delen, gelijktijdig samenwerken in hetzelfde bestand, onbeperkt bellen naar vaste en mobiele nummers en gebruikmaken van internet en videoconferencing.

Goud in handen

De titel van 100% MKB Proof laat duidelijk zien dat Infopact de juiste koers vaart, bij de tijd is en goed inspeelt op de wensen van het MKB. “Infopact heeft de oplossing en daarmee goud in handen”, aldus de jury. “Zeker voor organisaties zonder aparte IT-afdeling kan het een behoorlijke drempel zijn om een overstap te maken naar nieuwe software. Zonde, want juist zij kunnen enorm geholpen zijn met de functionaliteit en meerwaarde die Lync in de Cloud van Infopact biedt.”

30-dagen-account of interactieve demo

Meer weten? Lees hier het volledige artikel over de bekroning met het keurmerk. Wilt u Lync in de Cloud zelf ervaren, vraag dan vrijblijvend het 30-dagen-account aan of maak een afspraak voor de interactieve demo op locatie.

Over MKB Proof

Jaarlijks brengen de redacties van business IT-magazine WINMAG Pro en ondernemers/CEO-magazine Baaz samen het MKB Proof magazine uit. Op grond van interviews, producttesten en achtergrondverhalen behandelt het magazine producten en diensten die het keurmerk MKB Proof verdienen.

Onderzoek Infopact brengt eisen MKB rond samenwerking in de cloud in kaart

74 procent van de ondernemers in het MKB heeft de kantoorautomatisering in eigen beheer. Zij kiezen bewust niet voor outsourcing vanwege kosten, privacy en veiligheid. Als het specifiek gaat om samenwerkingstools in de cloud, zegt 31 procent dat alleen te overwegen wanneer alles in één pakket is af te nemen en wanneer dit tegen een lager tarief kan dan het afnemen van de afzonderlijke tools (39%). 30 procent heeft als voorwaarde dat de tool eenvoudig te integreren moet zijn met de bestaande IT-infrastructuur.

Dat blijkt uit onafhankelijk onderzoek van Infopact, leverancier van IP-communicatieoplossingen voor de zakelijke markt, onder 500 beslissers in de zakelijke dienstverlening van het MKB. Gerard Bergsma, commercieel directeur bij Infopact: “Eerdere conclusies uit ons onderzoek laten zien dat MKB’ers grote waarde hechten aan effectieve en efficiënte samenwerking binnen hun onderneming. Een geïntegreerde samenwerkingstool is voor veel MKB’ers dan ook een uitkomst, maar ze willen daar niet teveel kosten of energie aan besteden. Wij zijn trots op het feit dat de aansluiting van de eerste klanten op het onlangs gelanceerde Lync in de Cloud in volle gang is. Zij realiseren hiermee zowel een kosten- als tijdsbesparing en verhogen bovendien hun persoonlijke productiviteit. Zo ervaren ze wel de lusten maar niet de lasten van online samenwerking en zijn zij hun concurrenten een stap voor.”

Beslissers in het MKB lopen tegen flink wat obstakels aan als het gaat om efficiënt samenwerken, zo blijk uit onderzoek van Infopact. Gerard Bergsma, commercieel directeur van Infopact legt in vier artikelen uit hoe ondernemers, door het gebruik van technologie, juist op het gebied van samenwerking tijd en kosten kunnen besparen. Vandaag deel 2.

Voordelen

Ondernemers proberen hun bedrijf zo efficiënt mogelijk in te richten. Het Nieuwe Werken wordt vaak ingezet om dat voor elkaar te krijgen. Zo besparen organisaties bijvoorbeeld op kantoorruimte, omdat medewerkers ook thuis en onderweg aan het werk zijn. Het feit dat mensen 24/7 de mogelijkheid hebben om te werken, zorgt ervoor dat ze hun tijd efficiënter kunnen indelen. Het Nieuwe Werken levert de meeste organisaties bovendien een lagere investering in reiskosten op. Gerard Bergsma licht toe: “Dat klinkt natuurlijk mooi, maar bedrijven lopen op een gegeven moment vaak vast. Projecten verlopen bijvoorbeeld stroever, omdat mensen elkaar minder makkelijk weten te vinden.”

Samenwerking bevorderen

Volgens Bergsma is het zaak om als ondernemer de samenwerking tussen je medewerkers te bevorderen. Bergsma: “Beslissers in het MKB richten zich op hun corebusiness en willen hun bedrijf laten groeien. Ze hebben vaak geen tijd of zin om zich met allerlei randvoorwaarden bezig te houden. Logisch, maar effectief samenwerken is van groot belang voor de groei van een onderneming. Je wilt als ondernemer niet dat je medewerkers het onderlinge contact met elkaar verliezen. Dat brengt namelijk ook de kennisdeling in gevaar, terwijl kennis het kapitaal van een organisatie is. Het feit dat medewerkers veel onderweg zijn en op verschillende plekken zitten, kun je daarom niet zomaar naast je neerleggen. Wanneer er weinig praatjes meer gehouden worden bij het koffiezetapparaat of in de spreekwoordelijke wandelgangen, dan is het zaak om het onderlinge contact proactief te bevorderen.”

Gemak dient de mens

Hoe pak je dat als ondernemer dan concreet aan? Bergsma besluit: “Contact tussen medewerkers moet vooral laagdrempelig zijn. Wanneer collega’s niet meer tegenover elkaar aan een bureau zitten, zou je eigenlijk dat gevoel willen simuleren. Dat het dus net zo makkelijk is om bij elkaar aan te kloppen en samen aan een project te werken, terwijl je in realiteit niet bij elkaar in de buurt zit. Een geïntegreerde digitale samenwerkingstool kan daarbij helpen. Wanneer medewerkers via zo’n tool bijvoorbeeld eenvoudig aan hetzelfde document kunnen werken en elkaar via videoconferencing kunnen spreken, dan voelt het bijna alsof ze tegenover elkaar zitten. Niet alleen laagdrempeligheid is daarbij cruciaal, ook gebruiksvriendelijkheid is belangrijk. Communicatiemiddelen moeten handig in het gebruik zijn, anders haken mensen snel af. Gemak dient de mens en dat geldt zeker voor samenwerken!”

Beslissers in het MKB lopen tegen flink wat obstakels aan als het gaat om efficiënt samenwerken, zo blijk uit onderzoek van Infopact. Gerard Bergsma, commercieel directeur, legt in vier artikelen uit hoe ondernemers door het gebruik van technologie juist op het gebied van samenwerking tijd en kosten kunnen besparen. Vandaag deel 3.

Zelf doen of uitbesteden

‘Moet ik dit zelf doen of zal ik het uitbesteden?’ De meeste ondernemers in het MKB staan geregeld voor deze vraag. Gerard Bergsma legt uit: “Thema’s als personeelsbeleid, communicatie en financiën kunnen echte hersenkrakers zijn. Is het goedkoper om zoiets zelf te regelen, wat kost het om het uit te besteden en wat gebeurt er met de kwaliteit als ik het zelf doe? Ook kantoorautomatisering is in dat kader een hot topic voor veel MKB’ers. Vaak missen ze de kennis om het zelf te doen, maar uitbesteden is nog lang niet vanzelfsprekend. Waarom eigenlijk niet?”

Privacy & veiligheid

Recent onderzoek onder ruim 500 beslissers in het MKB laat zien dat driekwart haar kantoorautomatisering in eigen beheer heeft. Bergsma: “Te hoge kosten en privacy & veiligheid zijn de belangrijkste redenen om automatisering niet uit te besteden. Beide argumenten zijn begrijpelijk. Het outsourcen van automatisering kost vaak een flinke smak geld en of uw gegevens vervolgens veilig zijn, is daarna nog de vraag. Toch kan het uitbesteden van bepaalde delen van de automatisering MKB’ers veel kansen bieden, met name op het gebied van communicatie. Zaken als telefonie, internet en e-mail zijn immers vaak apart geregeld en als er iets niet werkt dan is er veelal specialistische kennis nodig om het op te lossen. Bovendien lopen de kosten dan snel op.”

Alles in één

Bergsma licht toe: “Bereikbaarheid is ontzettend belangrijk voor ondernemers, dus telefonie en de website mogen er nooit uitliggen. Daarnaast zijn medewerkers steeds vaker onderweg, thuis, of bij de klant aan het werk, waardoor samenwerken lastiger is en duur kan uitvallen. Om ervoor te zorgen dat dit goed verloopt, kan een online communicatietool met bijvoorbeeld telefonie, internet, e-mail, document sharing en videochat de uitkomst bieden. Het voordeel is dat deze zaken niet meer apart geregeld hoeven te worden, de kosten zijn elke maand hetzelfde – of er nu veel of weinig gebeld wordt, het loopt via een beveiligde verbinding, wanneer er zich onverhoopt een hick-up voordoet heeft u één aanspreekpunt in plaats van vijf verschillende leveranciers en het werkt vooral een stuk makkelijker. En dat is, gezien de vele hersenkrakers waar ze toch al dagelijks mee te maken hebben, iets waar elke ondernemer enthousiast van zal worden!”

Wat hebben het beklimmen van de Himalaya en Het Nieuwe Werken met elkaar gemeen? En welke rol speelt online communicatie daarbij? Meer dan je denkt. Bergbeklimmer Melvin Redeker vergeleek zijn expeditie naar de Himalaya met de manier waarop organisaties omgaan met HNW.

Op het Partner Event van Infopact over de toekomst van HNW nam Redeker het publiek mee op zijn reis naar de top van het Himalaya-gebergte. Met zijn Nederlandse team heeft hij het lastigste deel van de Thalay Sagar beklommen, iets wat nog niemand ter wereld ooit gelukt was. Een situatie die volgens Redeker vergelijkbaar is met hoe organisaties omgaan met HNW. Nieuwe situaties vragen om nieuwe manieren van samenwerken. Je kunt dan niet meer vasthouden aan oude technieken en systemen, maar je moet op een andere manier kijken hoe je tot de beste resultaten komt. Dat geldt niet alleen voor bergbeklimmers, maar bij uitstek ook voor organisaties.

Naar de top

Samenwerken staat dus centraal bij Het Nieuwe Werken. Maar ook bij het beklimmen van een berg tijdens een expeditie, zo benadrukt Redeker. Een goede samenwerking is cruciaal voor het soepel bereiken van de top. Wanneer we praten over HNW dan wordt duidelijk dat samenwerking vanuit de organisatie veel meer gestimuleerd zou moeten worden. De verwachting is dat dit in de toekomst alleen nog maar belangrijker gaat worden.

Online communicatie

Het Nieuwe Werken brengt veranderingen in samenwerking met zich mee, onder meer door de veranderende communicatietechnologie. Volgens gastspreker René van Dormolen van Microsoft hebben we behoefte aan steeds directere vormen van communicatie en dat is ook precies wat wij in de praktijk zien. We willen niet eerst bellen om te horen of iemand tijd heeft om te overleggen, maar gewoon rechtstreeks zien of iemand beschikbaar is, bijvoorbeeld aan de hand van een online samenwerkingstool als Skype for Business. Je ziet direct of iemand online is en kunt vervolgens je scherm delen of videochatten. Dit bevordert niet alleen de communicatie tussen medewerkers, het zorgt er ook voor dat je sneller met klanten kan schakelen. Van Dormolen voorspelt dat real-time samenwerking, zonder dat je fysiek tegenover elkaar zit, steeds makkelijker zal worden. En dat is ook broodnodig. Want het succes van samenwerkingstool staat of valt met de gebruiksvriendelijkheid.

Samenwerking is cruciaal

De conclusie die tijdens het Infopact Partner Event getrokken werd was dan ook: al hoeven wij niet dagelijks een berg te beklimmen, goede samenwerking is voor ons net zo cruciaal. En daar konden de bezoekers zich unaniem in vinden!