Het nieuwe werken vraagt om slimme samenwerking

Beslissers in het MKB lopen tegen flink wat obstakels aan als het gaat om efficiënt samenwerken, zo blijk uit onderzoek van Infopact. Gerard Bergsma, commercieel directeur van Infopact legt in vier artikelen uit hoe ondernemers, door het gebruik van technologie, juist op het gebied van samenwerking tijd en kosten kunnen besparen. Vandaag deel 2.

Voordelen

Ondernemers proberen hun bedrijf zo efficiënt mogelijk in te richten. Het Nieuwe Werken wordt vaak ingezet om dat voor elkaar te krijgen. Zo besparen organisaties bijvoorbeeld op kantoorruimte, omdat medewerkers ook thuis en onderweg aan het werk zijn. Het feit dat mensen 24/7 de mogelijkheid hebben om te werken, zorgt ervoor dat ze hun tijd efficiënter kunnen indelen. Het Nieuwe Werken levert de meeste organisaties bovendien een lagere investering in reiskosten op. Gerard Bergsma licht toe: “Dat klinkt natuurlijk mooi, maar bedrijven lopen op een gegeven moment vaak vast. Projecten verlopen bijvoorbeeld stroever, omdat mensen elkaar minder makkelijk weten te vinden.”

Samenwerking bevorderen

Volgens Bergsma is het zaak om als ondernemer de samenwerking tussen je medewerkers te bevorderen. Bergsma: “Beslissers in het MKB richten zich op hun corebusiness en willen hun bedrijf laten groeien. Ze hebben vaak geen tijd of zin om zich met allerlei randvoorwaarden bezig te houden. Logisch, maar effectief samenwerken is van groot belang voor de groei van een onderneming. Je wilt als ondernemer niet dat je medewerkers het onderlinge contact met elkaar verliezen. Dat brengt namelijk ook de kennisdeling in gevaar, terwijl kennis het kapitaal van een organisatie is. Het feit dat medewerkers veel onderweg zijn en op verschillende plekken zitten, kun je daarom niet zomaar naast je neerleggen. Wanneer er weinig praatjes meer gehouden worden bij het koffiezetapparaat of in de spreekwoordelijke wandelgangen, dan is het zaak om het onderlinge contact proactief te bevorderen.”

Gemak dient de mens

Hoe pak je dat als ondernemer dan concreet aan? Bergsma besluit: “Contact tussen medewerkers moet vooral laagdrempelig zijn. Wanneer collega’s niet meer tegenover elkaar aan een bureau zitten, zou je eigenlijk dat gevoel willen simuleren. Dat het dus net zo makkelijk is om bij elkaar aan te kloppen en samen aan een project te werken, terwijl je in realiteit niet bij elkaar in de buurt zit. Een geïntegreerde digitale samenwerkingstool kan daarbij helpen. Wanneer medewerkers via zo’n tool bijvoorbeeld eenvoudig aan hetzelfde document kunnen werken en elkaar via videoconferencing kunnen spreken, dan voelt het bijna alsof ze tegenover elkaar zitten. Niet alleen laagdrempeligheid is daarbij cruciaal, ook gebruiksvriendelijkheid is belangrijk. Communicatiemiddelen moeten handig in het gebruik zijn, anders haken mensen snel af. Gemak dient de mens en dat geldt zeker voor samenwerken!”