Kantoorautomatisering in het MKB: zelf opknappen of uitbesteden?

Beslissers in het MKB lopen tegen flink wat obstakels aan als het gaat om efficiënt samenwerken, zo blijk uit onderzoek van Infopact. Gerard Bergsma, commercieel directeur, legt in vier artikelen uit hoe ondernemers door het gebruik van technologie juist op het gebied van samenwerking tijd en kosten kunnen besparen. Vandaag deel 3.

Zelf doen of uitbesteden

‘Moet ik dit zelf doen of zal ik het uitbesteden?’ De meeste ondernemers in het MKB staan geregeld voor deze vraag. Gerard Bergsma legt uit: “Thema’s als personeelsbeleid, communicatie en financiën kunnen echte hersenkrakers zijn. Is het goedkoper om zoiets zelf te regelen, wat kost het om het uit te besteden en wat gebeurt er met de kwaliteit als ik het zelf doe? Ook kantoorautomatisering is in dat kader een hot topic voor veel MKB’ers. Vaak missen ze de kennis om het zelf te doen, maar uitbesteden is nog lang niet vanzelfsprekend. Waarom eigenlijk niet?”

Privacy & veiligheid

Recent onderzoek onder ruim 500 beslissers in het MKB laat zien dat driekwart haar kantoorautomatisering in eigen beheer heeft. Bergsma: “Te hoge kosten en privacy & veiligheid zijn de belangrijkste redenen om automatisering niet uit te besteden. Beide argumenten zijn begrijpelijk. Het outsourcen van automatisering kost vaak een flinke smak geld en of uw gegevens vervolgens veilig zijn, is daarna nog de vraag. Toch kan het uitbesteden van bepaalde delen van de automatisering MKB’ers veel kansen bieden, met name op het gebied van communicatie. Zaken als telefonie, internet en e-mail zijn immers vaak apart geregeld en als er iets niet werkt dan is er veelal specialistische kennis nodig om het op te lossen. Bovendien lopen de kosten dan snel op.”

Alles in één

Bergsma licht toe: “Bereikbaarheid is ontzettend belangrijk voor ondernemers, dus telefonie en de website mogen er nooit uitliggen. Daarnaast zijn medewerkers steeds vaker onderweg, thuis, of bij de klant aan het werk, waardoor samenwerken lastiger is en duur kan uitvallen. Om ervoor te zorgen dat dit goed verloopt, kan een online communicatietool met bijvoorbeeld telefonie, internet, e-mail, document sharing en videochat de uitkomst bieden. Het voordeel is dat deze zaken niet meer apart geregeld hoeven te worden, de kosten zijn elke maand hetzelfde – of er nu veel of weinig gebeld wordt, het loopt via een beveiligde verbinding, wanneer er zich onverhoopt een hick-up voordoet heeft u één aanspreekpunt in plaats van vijf verschillende leveranciers en het werkt vooral een stuk makkelijker. En dat is, gezien de vele hersenkrakers waar ze toch al dagelijks mee te maken hebben, iets waar elke ondernemer enthousiast van zal worden!”